Rechtsanwalt Datenschutzrecht & KI für Arbeitgeber mit Kanzleisitz in der Medienmetropole Köln

Kein Unternehmen mehr, in dem KI, Compliance & Datenschutz nicht großgeschrieben werden muss. Aber wie sieht man im Dickicht des komplexen Datenschutzes und KI Bestimmungen vor lauter Bäumen den Wald noch?

Mit meinem KISS-Datenschutzprinzip für Unternehmer zur Rechtssicherheit und Compliance: Für Unternehmer sind 2 große Blöcke wichtig:

1. Schützen Sie nachhaltig Ihre geschäftsbezogenen Daten (Business Data Compliance) wie Know-how, Preispolitik und Strategien durch robuste Vereinbarungen wie sanktionsbasierten Geheimhaltungsvereinbarungen (GHV) oder Non-Disclosure-Agreements (NDA). Herkömmliche NDA- oder Geheimhaltungsvereinbarungen sind oft lückenhaft und müssen up-to-date gebracht werden. Das Risiko des Verlusts und des unprofessionellen Umgangs mit geschäftswesentlichen Daten  wie Geschäftsideen und Know-How muss im Zeitalter von der Nutzung von Chatbots wie Chat GPT von  Open AI, Deep Seek oder Perplexity vorgebeugt werden. Das geht nur mit starken Verträgen und einer Verpflichtungserklärung des Geschäftspartners, dass dieser – einschließlich seiner Mitarbeiter- im sicheren Umgang mit KI geschult ist. Und genau das ist auch die Anforderung, die das Gesetz an die Unternehmen unter der KI-Verordnung stellt, Art 4 KI-VO.

2. Schützen Sie personenbezogene Daten (GDPR Data) sowohl Ihrer Mitarbeiter als auch Ihrer Geschäftspartner durch robuste Datenschutzvereinbarungen oder Vereinbarungen über das Ob und Wie von Auftragsdatenverarbeitung (AVV) oder Data-Processing Agreements (DPA) und spezifischen KI Regelungen

In der heutigen Geschäftswelt ist KI & Datenschutz für Arbeitgeber aus gleich mehreren Gründen ein zentrales Thema: Zum einen sind Aufsichtsbehörden nicht zimperlich, was Sanktionen bei KI & DSGVO-Verstößen angeht und Unternehmen sollten auf Reaktionsseite schnell handlungsfähig sein durch valide „wenn-dann-Papiere“. Hierin sollte die Geschäftsführung, HR und der Krisenstab geschult und erprobt sein, ehe der Ernstfall eintritt. Eine rasche und konsistente Reaktion bei einer KI oder Datenpanne – zum Beispiel durch eine von einem Mitarbeiter geöffnete Phishing-E-Mail – kann mit Blick auf Schadensbegrenzung und -Minimierung ganz entscheidend sein. 

Des Weiteren erfordern neue KI-Tools – allen voran Chatbots und generative KI – hohe Aufmerksamkeit für Arbeitgeber in Punkto Data Compliance. Hier sollten Policies als Vertragsbestandteil des Arbeitsvertrags aufgesetzt werden, die möglichst klar definieren, welche sensitiven Informationen in ein KI-Tool eingespeist werden dürfen und welche nicht. Machen Sie den Role-Reversal: Würden Sie wollen, dass Geschäftspartner von Ihnen unautorisiert Ihre Strategieerwägungen, Angebotspreise oder Namen von Mitarbeitern wahllos in die unendlichen Weiten der KI-Tools eingeben?

Zu Ende gedacht sind es die Arbeitgeber bzw. die Geschäftsleitung (= D&O‘s), die im Zweifel für non-compliantes Verhalten von nachgeordneten Mitarbeitern unter dem Gesichtspunkt des Organisationsverschulden geradestehen müssen. Die rechtlichen Anforderungen werden umso komplexer, je internationaler das Unternehmen, seine Unternehmensgruppe und die damit verbundenen Datenflüsse sind. Zusammengefasst sind im Kern der internationalen Datenschutz-Beratung immer drei Aspekte:

1. Der Konzerndatenschutz (= Schutz unternehmens- und geschäftswesentlicher Daten)

2. Der Nicht-Konzerndatenschutz (= Schutz personenbezogener Daten von Mitarbeitern und Stakeholdern nach DSGVO)

3. Der rechtskonforme Datenfluss innerhalb einer Unternehmensgruppe mit Auslandsbezug